Sempre più produzioni estere girano in Italia e scoprono che noleggiare l’attrezzatura sul posto è più semplice, e spesso più economico, che portarla con un carnet ATA. Ma come funziona in pratica, dal preventivo alla riconsegna? Questa è la procedura che seguiamo noi, e che in gran parte vale per qualunque rental serio in Italia. Da leggere come una checklist.

1. Il preventivo: cosa mandare

Per avere un preventivo utile bastano quattro informazioni: la lista del materiale (o il tipo di lavoro, se preferite che la lista la proponiamo noi), le date di ritiro e riconsegna, il luogo di utilizzo e come volete ricevere il kit — consegna sul set o spedizione. Rispondiamo entro 24 ore nei giorni lavorativi. I prezzi sono sempre IVA esclusa, come da prassi nel B2B italiano. Online pubblichiamo solo una parte dell’ampia gamma a magazzino: se un articolo non compare nel catalogo, chiedete comunque.

2. Partita IVA europea e reverse charge

Se la vostra società è registrata ai fini IVA in un altro paese UE, con partita IVA valida nel sistema VIES, la fattura viene emessa senza IVA italiana in reverse charge: l’imposta la liquidate nel vostro paese secondo le vostre regole. Serve solo comunicare in fase di preventivo la ragione sociale esatta e il numero di partita IVA, che verifichiamo su VIES prima di fatturare. Per le società extra-UE il trattamento dipende dal caso e lo definiamo per iscritto nel preventivo: nessuna sorpresa in fattura.

3. Conferma scritta e pagamento anticipato

Il noleggio si blocca con una conferma scritta (una mail è sufficiente) che riepiloga materiale, date, importi e condizioni. Per i noleggi con spedizione il pagamento è anticipato: il materiale parte solo a bonifico ricevuto. È la norma quando rental e produzione non si conoscono, e protegge entrambe le parti: voi avete un documento scritto con date e importi certi, noi la certezza di preparare un kit che partirà davvero.

4. Il certificato assicurativo

Prima della partenza del materiale serve la copia del certificato assicurativo della produzione, che copra l’attrezzatura noleggiata per il valore indicato in preventivo, per tutta la durata del noleggio, trasporti inclusi. Se lavorate con un broker specializzato in produzioni, il certificato è questione di poche ore; in ogni caso i valori da assicurare ve li diamo noi, per iscritto. Senza certificato il kit non parte: è una regola fissa, non trattabile per simpatia.

5. Spedizione assicurata o consegna sul set

In Abruzzo consegniamo e ritiriamo sul set gratuitamente. Fuori regione il materiale viaggia con corriere assicurato, in imballi professionali, con costi e tempi indicati nel preventivo. Nel pianificare, contate un giorno di margine sulla consegna rispetto al primo giorno di ripresa: il corriere puntuale è la norma, ma il margine costa poco e salva il piano di lavorazione.

6. Seriali e foto alla partenza

Ogni kit parte con una distinta che riporta i numeri di serie e viene fotografato al momento dell’imballo. Al ricevimento, fate la stessa cosa: aprite le casse, verificate la distinta e segnalate subito per iscritto qualunque anomalia. Sono dieci minuti che tolgono ogni ambiguità alla riconsegna, nell’interesse di entrambi.

7. Se qualcosa si rompe

Chiamate subito il numero indicato nella conferma d’ordine, prima di tentare qualunque riparazione. Un guasto segnalato subito si gestisce quasi sempre: vi diciamo se c’è una soluzione sul posto, se spediamo un sostituto o come riorganizzare il kit. Un guasto scoperto alla riconsegna, invece, è sempre una discussione. Le regole complete sono nelle condizioni di noleggio.

In sintesi

Partita IVA verificata, conferma scritta, pagamento anticipato, certificato assicurativo prima della partenza, foto e seriali a ogni passaggio di mano, un numero da chiamare se qualcosa va storto. Se questa procedura vi sembra ragionevole, il resto è facile: scriveteci dalla pagina contatti e rispondiamo entro 24 ore nei giorni lavorativi, in italiano o in inglese.